La digitalizzazione documenti e la dematerializzazione sono spesso confusi tra loro. Aziende come la SGA Srl – Servizi Gestione Archivi sono in grado di effettuare entrambe le procedure, ma quale conviene davvero per l’azienda o per l’ente pubblico di riferimento?
Per capirlo, è importante avere ben chiare le differenze tra digitalizzazione documenti e dematerializzazione. Solo in seguito si potrà ottenere un preventivo valido per poter procedere in modo semplice e adeguarsi anche ai cambiamenti nelle procedure nella Pubblica Amministrazione e nel privato. Facciamo chiarezza in questo approfondimento dedicato!
Digitalizzazione documenti, di cosa si tratta
La digitalizzazione per i documenti è una procedura che permette di ottenere copie digitali della documentazione in base a tutti i protocolli indicati per legge. In più, consente la condivisione sicura delle carte per gli addetti ai lavori.
Questa soluzione ha importanti vantaggi. I processi e le procedure sono veloci e per la maggior parte automatizzati. L’ufficio respira e si può permettere di occuparsi di altro. Le scartoffie non rubano spazio e tempo prezioso. Se a una persona serve un documento, lo si invia per e-mail: addio ad appuntamenti e telefonate inutili solo per reperire un documento valido.
L’unico contro è che questo impone una totale trasformazione all’archivio e gli addetti ai lavori dovranno farci l’abitudine prima che il meccanismo funzioni a dovere.
Dematerializzazione documenti esempi per definizione
La dematerializzazione è un processo che permette di ottenere copie fotostatiche dei documenti cartacei in digitale. I difetti sono subito evidenti. Chiunque può ottenere quelle carte, visto che la dematerializzazione non prevede programmi di sicurezza informatica.
In più, i documenti cartacei devono restare nell’archivio, perché la copia fotostatica può corrompersi. Infine, anche se si crea uno spazio virtuale con tutte le copie fotostatiche, modificarle sarà impossibile, azione assolutamente fattibile con una digitalizzazione avanzata.
Anche per la dematerializzazione ci vuole del tempo, ma soprattutto degli scanner potenti, che permettano di ottenere queste copie in poco tempo. Questo poco tempo resterà comunque qualche ora.
Se la dematerializzazione diventa un problema quando si usa il formato sbagliato. Infatti, finché si usa il formato PDF è possibile ottenere delle copie documentali che si possono rintracciare più o meno facilmente. Se il formato cambia, magari il documento passa in formato immagine durante la scansione, oppure serve apporre la firma digitale… Trovarlo sarà impossibile!
Differenze tra scansione e digitalizzazione documenti
Le differenze tra scansione e digitalizzazione sono importanti, come avviene tra invenzione e innovazione. Quali sono?
- La scansione o dematerializzazione è una procedura complessa, ma lascerà l’azienda o l’ente sempre un passo indietro rispetto al formato digitale.
- La scansione non permette la modifica dei documenti e la registrazione delle modifiche.
- La digitalizzazione consente l’accesso ai soli addetti ai lavori grazie a protocolli informatici.
- La digitalizzazione consente di apporre la firma digitale senza troppi problemi.
- La scansione può essere una prima fase della digitalizzazione, utile per capire la mole di documenti e i documenti gestionali migliori per l’archiviazione.
Anche quando Regioni e Stato si mettono d’accordo utilizzano documenti in formato digitale e con firma elettronica. Per questo, è importante avere ben chiare le differenze! In generale, è bene ricordare che la dematerializzazione è solo un passaggio dalla carta al computer.
La digitalizzazione, invece, passa dalla carta al Cloud, con protocolli di sicurezza e gestione più veloce delle pratiche. Entrambe hanno dei vantaggi in comune. Facilitano lo scambio dei documenti e aiutano a ottimizzare i processi di archiviazione in tutti i passaggi.
Cosa significa documento gestionale?
Il documento gestionale è la modalità di gestione di un documento da quando arriva in ufficio fino al suo macero. La procedura avviene in diversi passaggi, tutti essenziali. Quali sono?
- inserimento del documento ricevuto o emesso in archivio, con data e orario di protocollo;
- inserimento del documento protocollato nell’archivio annuale in base all’ordine alfabetico e cronologico;
- permanenza nell’archivio principale fino al macero per favorirne la ricerca e il reperimento;
- gestione dell’archivio secondario in base alla tipologia di documento e del quadro normativo vigente;
- macero secondo i termini previsti da normativa.
Questi passaggi consentono verifiche e controlli automatici utili per non lasciarsi ingannare, oppure quando ci sono documenti che attestano verità contrapposte. Uno dei due documenti sarà certamente falso, ma per scoprirlo serve un ottimo documento gestionale per ottenere una prova sicura e valida in poco tempo.
La modalità può essere cartacea o con software. L’obiettivo resta creare un ordine per ritrovare il documento quando serve.
Con l’innovazione digitale anche nei pagamenti, conviene ottenere un ordine digitale in cloud con un programma avanzato per la sicurezza piuttosto che gestire tutto in cartaceo nella propria azienda. Questa scelta, però, spetta a chi ha l’archivio da sistemare.
Un sistema documentale efficiente ha diversi vantaggi:
- rende più semplice trovare i documenti;
- non ha bisogno di ottenere più copie dello stesso documento in luoghi diversi;
- non ha bisogno di molto spazio;
- riduce i tempi di completamento procedure e disbrigo pratiche;
- riduce errori e imprevisti durante tutte le fasi del processo di archiviazione.
Digitalizzazione documenti, a chi rivolgersi
Per la digitalizzazione dei documenti aziendali e non o per una dematerializzazione, si può fare riferimento ai servizi di SGA Service. L’azienda si occupa di deposito, gestione e organizzazione archivi cartacei e in digitale.
In più, l’attività ha dalla sua l’innovazione, che consente di trovare soluzioni personalizzate in base alla realtà che ha di fronte e alle sue esigenze di archiviazione. Per maggiori informazioni e per sapere quali sono tutte le modalità a disposizione, ci si può rivolgere al sito ufficiale dell’azienda.